“Non ho tempo”: quante volte abbiamo usato questa scusa? Mandiamo messaggi istantanei, ci colleghiamo con l’altra parte del mondo con un solo clic, abbiamo mezzi di trasporto ultrarapidi, ma non siamo bravi ad attribuire il giusto valore al nostro tempo e a gestirlo di conseguenza. Rimandiamo attività importanti, compresi i nostri momenti di tempo libero, e poi arriva l’urgenza, oppure quel collega o quell’amico che, con la scusa di rubare “solo un minuto”, ci distoglie da ciò che stiamo facendo. A volte le rinunce sono poca cosa, altre volte, complici imprevisti fuori dal nostro controllo, finiamo travolti da una valanga di impegni. Ecco perché, nella vita professionale come in quella privata, la soft skill della gestione del tempo è sempre più ricercata. Ed ecco perché le sessioni con un consulente come Tiziana Recchia, che da quasi trent’anni aiuta persone e aziende a cambiare il proprio modo di agire, aiutano a migliorare la propria figura professionale e la vita personale. Cinque tecniche di gestione del tempo La prima cosa da fare, per un’efficace gestione del tempo, è pianificare la propria giornata, per affrontare le attività con il giusto ordine mentale. Per fare questo, è comodo stilare una lista delle attività sull’agenda, su un bullet journal, creando una to do list o usare un planning. Partire dal piccolo potrebbe essere una buona idea: dividi le attività in micro-obiettivi più piccoli. Questo consentirà anche di ottimizzarli mettendo insieme quelli simili. Non sempre il multitasking si rivela, infatti, la soluzione migliore: svolgi prima tutte le telefonate, manda tutte le mail invece di saltare da un progetto all’altro. In questo modo, risparmierai tempo in modo intelligente, e riuscirai a gestire più clienti con meno tempo e fatica. Altro elemento importante è attribuire a ciascuna attività una scadenza e una priorità in modo quanto più obiettivo possibile. Uno strumento particolarmente utile è la Matrice di Eisenhower, che incrociando i due assi dell’urgenza e dell’importanza individua quattro categorie in cui distribuire le attività. Questo aiuta ad attribuire precedenze e tempi massimi, concentrandosi sugli impegni più urgenti senza accumularli. Tuttavia, bisogna anche ricordarsi degli impegni da portare a termine, e dei tempi loro assegnati. Presi dalle mille attività di ogni giorno, non è sempre facile riuscirci. Per questo tornano utili i reminder di ogni genere, da quelli tecnologici a quelli “analogici” come i post-it, l’agenda tenuta aperta sulla scrivania. Soprattutto perché gli strumenti digitali tendono a distrarci tra notifiche social, WhatsApp, e quel richiamo irresistibile della tecnologia a farci perdere tempo nei momenti meno indicati. Un altro vantaggio che deriva dall’impiego della matrice di Eisenhower è infatti evidenziare tutti le attività della giornata che ti fanno perdere tempo. Devi per forza inviare tutte quelle mail, e passare tutto quel tempo ad usare lo smartphone? Se le attività non sono prioritarie, è anche il caso di imparare a dire no agli impegni extra, o che tolgono il tempo necessario per ricaricare le energie. E bisogna anche mettere fine a certe attività che non hanno più senso: la distorsione cognitiva per cui continuiamo un’attività improduttiva a causa delle fatiche già profuse è conosciuto con il nome sunk-cost bias, ed è tra gli errori più diffusi tra i professionisti.
Tiziana Recchia
Fondatrice, titolare e amministratrice di Cassiopea. Da quasi 30 anni e business e life coach, si occupa di formazione e supporta le aziende nei momenti di cambiamento. Collabora con la redazione de “La Cronaca” per portare il suo punto di vista esperto nel mondo del business. Scopri il servizio di consulenza più adatto alle tue esigenze su www.cassiopeaweb.com, o contattami direttamente scrivendo a tiziana@cassiopeaweb.com o chiamando il 347 1513537.